我们常从别人分享的 PPT 中获益,但 PPT 本身承载的内容有限,所以如果不能亲听演讲者传授分享,就只能遗憾了错过那些精彩内容了。这封文章教你如何简单地制作有声演示稿,让你的演讲得以留存。

下面的过程都在 PowerPoint 中完成,请确保你安装了最新版的 PowerPoint。作为示意,文中的图都是在英文版 Mac 下截取的,文章中给出了对应的菜单和功能的中文名称。

最近,.NET Core 社区正在组织一次社区驱动的技术峰会,有 30 多位讲师在线演讲,我也是其中讲师之一。在线演讲的会前组织和线上交互会是不小的挑战:如何提前确保讲师能把讲稿准备好、做预演,并保障在线演讲过程中不出现视频卡顿的问题影响体验,同时在分享过程中还需要准备录制、防止现场状况等。做过会务的人肯定知道,即使是少数几位讲师,都很难做到。何况 30 多位讲师。

组织方非常聪明地想出了一个方法:让讲师们在会前准备有声的演示稿,制作成视频,就可以把预排过程放到了活动之前。 那么,问题回到讲师这里,如何去制作一个有声演示稿呢?

有声演示稿

第一步,与以往制作 PPT 的过程一样,完成制作过程。这时候你的演讲过程已经大致了然于心了,可以准备下一步。

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第二步准备录制声音。录制声音可以使用 PowerPoint 内置的工具,也可以使用手机录好再插入 PowerPoint 中。 如果使用 PowerPoint 录制,就使用幻灯片放映—录制幻灯片演示

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点击进入之后会进入演讲视图,就像正常演练一样,将演练的过程录制出来就可以了。中间如需停顿可以随时点击暂停,稍后继续:

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录制完成后,按提示完成保存即可。这一过程保存的是整个播放过程,包含每张幻灯片停留的时间(排练计时, Timing),以及讲述过程(旁白, Narrations)。接着,勾选这两项,从头放映就可以预览放映过程。

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这时候,一个有声演示稿就制作完成了。把 PPT 文件分享给其他人之后,他们就可以按照刚才预览的方法来播放。

使用自己录制的声音

接下来讲一下如何在制作有声演示稿的过程中,分别录制讲解过程。有了这能力,就可以更轻松自在地慢慢录了,还可以对录的不满意的部分进行修改、重录。

下面的过程都在 PowerPoint 中完成,请确保你已经安装了最新版的 PowerPoint。如果想用手机上录的讲解,那么也请自备手机。

第一步还是要完成制作 PPT 的过程,不多说了。接下来准备为每一张幻灯片录音。在 PowerPoint 中,找到插入—音频—录制音频。如果用自己在手机上录制的讲解,则选择PC 上的音频

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第二步,在出现的工具窗口中完成录制。插入音频后,幻灯片上出现一个喇叭图标,可以用来预览刚刚录制的声音。

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第三步,由于要把它当作讲解用,所以就需要让它在幻灯片打开时自动播放,并且不显示图标。选中音频图标后,在工具栏点击播放,将其设置为自动播放,并勾选放映时隐藏:

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在每一张幻灯片上重复上面的步骤,即可把整个演示稿手动地制作为有声演示稿。

更多技巧

这里讲一些有用的技巧,让制作有声演示稿的过程更无痛,最终产生的演示稿更专业。作为高级技巧,不少是与音频处理相关的。如果需要对音频进行比较细致的处理,就需要用到自己的录音设备了,一般手机里就有能用的录音软件了。

一、录了很长的一段,突然讲到某处意识到讲错了,怎么办?

最痛苦的莫过于一遍遍地重录了,所以这里教你使用 iPhone 内置的语音备忘录应用来进行快速修改一个音频。在录音过程中如果发现讲错了,立即停下来:

  1. 点击界面上的红色停止录音按钮;
  2. 拉动上方的时间线上的蓝色竖线,到错误出现之前位置。如果不知道错误位置在图上哪里,可以根据波型观察,也可以用下方的播放按钮反复听;
  3. 点击红色的圆形按钮继续录制,可以直接将之前错误的部分用新的录音覆盖,显示为红色;
  4. 错误出现前如果刚好有安静的停顿是最好的,后面继续录就可以了。如果没有停顿,为了防止继续录制时出现音量高底不一致,可以重复读一下错误之前那半句,并且在后半句开始时立即继续录制。这个需要一定技巧,练一练也不难掌握。 录好的声音,也可以再次编辑。

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二、录多了,要减掉一些?

比如,给某一张幻灯片录的过程中,一不小心讲到下一张,突然发现了又不想继续了。

在语音备忘录中,如果录多了,或者开头出现杂音,它可以快速编辑,并去掉多余的部分。

  1. 点击已经录好的音频,点击编辑
  2. 点击界面上的裁减按钮(右边的线条按钮)
  3. 将起始或终止的蓝色竖线移到正确位置,再调整红色到蓝色位置
  4. 点击裁减

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三、一张幻灯片的内容太多,要分多段录制,能在一张幻灯片上按顺序播放这些录音吗?

PowerPoint 对这个功能支持的不是很好,如果总共只有两个,并且第一个短于 60 秒就可以操作(请自行上网搜索),否则要用这里介绍的合并音频的技巧。

电脑上似乎都没有内置软件可以完成合并音频的需求。这里用 ffmpeg 命令行工具完成两段从语音备忘录中录制音频的合并:

  1. 安装 ffmpeg:在 Windows 上,手动下载 ffmpeg
    在 Mac 上运行命令行 brew install ffmpeg
  2. 运行 PowerShell 命令行,将第一段转成 aac 格式:ffmpeg -i 2.1.m4a -acodec copy 2.1.aac
    注意上述命中前面是输入文件名(语音备忘录生成的是 m4a 格式),最后是输出文件名。
  3. 如果有多段,就重复上面的命令全部转成 aac 格式(比如 2.1.aac)
  4. 运行 PowerShell 命令行,拼接多段 aac 到一起:cat 2.1.aac,2.aac -Enc Byte -Read 512 | 2-total.aac -Enc Byte
    Mac 上的命令行:cat 2.1.aac 2.aac >> 2-total.aac
    注意将多段 aac 按顺序排列,然后是合并后的 aac 文件的名称。
  5. 运行 PowerShell 命令行,将合并后的 aac 转回 m4a:ffmpeg -i 2-total.aac -acodec copy -bsf:a aac_adtstoasc 2-total.m4a
    注意把上面命令行中的 2-total.aac 改成第4中产生的合并生成的 aac 文件名,上面末尾是最终合并后的 m4a 的文件名。
  6. 合并完成后,过程中生成的 aac 文件就不再需要了。

如果熟悉脚本,还可以将上述过程制作成函数,供重复使用。

四、在讲解播完之后,让幻灯片能够自动翻页

在工具栏转到切换,将当前幻灯片停留的时间设置与声音长度相同。(工具栏这一项的意思是,切换到下一张的动作,应该在当前幻灯片开始之后多少秒发生)

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如果一些幻灯片上包含动画,需要点击鼠标才能开始执行,那么要想它自动播放模式也能放出来,就要把他们的触发方式从点击,改成与前一项一起,或者延时;时间间隔也要调整好,保持与讲解录音中讲的同步。

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五、把多张幻灯片的讲解放在一起录,放在同一个音频讲解文件中

PowerPoint 完美地支持这一需求,需要经过几个小步骤的设置。只需要这多张幻灯片中的第一张上插入音频。选中需要跨幻灯片播放的音频,工具栏切换到播放),并勾选跨幻灯片播放

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如果用上面的技巧设置了自动播放,那么在设置这几张 PPT 的切换时间时,要注意一下:

  1. 放讲解音频的那张幻灯片上,工具栏转到切换,正常在 After 选项中设置时长
  2. 提前听好在讲解音频中,后续各张幻灯片占用的时间
  3. 按实际占用时间,为后续各张设置好切换触发的时长即可

六、把有声演示稿导出为视频?

当我们的演示稿有了讲解声音,还能自动播放,这不就是一场个人秀吗?所以想当网红的同学们看清楚了,这个技巧非常有用。

PowerPoint 支持将整个播放的过程导出为视频。方法是,选择菜单文件—导出,在弹出的对话框中选择格式为 mp4,并勾选要包含的内容。

能导出的内容包含:

  • 幻灯片中正常内容
  • 每页幻灯片中包含的动画(自动播放)
  • 幻灯片之间的切换动画
  • 幻灯片中嵌入的音视频(目前 Mac 版本 PowerPoint 暂不支持导出音视频)

导出过程可能需要几分钟,可以在 PowerPoint 底部状态栏看到状态,也可以取消操作。 导出完成后,就可以将视频发给小伙伴学习了,也可以放到视频网上分享了。

有了上面的技能傍身,相信你能很轻松地制作出专业的有声演示文稿!期待你的分享。